(dossier 2014.1637, publicatie rapport 6 november 2015)

Mevrouw V. wil van het cluster Werk en Inkomen kopieën van haar volledige bijstandsdossier. De gemeente weigert dat omdat het kopiëren van het volledige dossier (dat uit 11 ordners bestaat) te veel tijd in beslag zou nemen. De gemeente vraagt daarom aan mevrouw V. precies aan te geven welke informatie ze nodig heeft en ze nodigt mevrouw V. uit voor een gesprek om dat af te stemmen. Mevrouw V. gaat daar niet op in en dient een klacht in bij de ombudsman.

Het oordeel van de ombudsman
De ombudsman gaat kijken in het dossier van mevrouw V. bij Werk en Inkomen. Hij stelt vast dat het inderdaad om 11 dikke dossiers gaat met jaren correspondentie. In de wet staat niet dat de gemeente het dossier zou moeten kopiëren. In de wet staat wel dat de gemeente mag vragen om het verzoek om inzage te specificeren.
De ombudsman vindt dat de gemeente genoeg heeft gedaan. Niet alleen heeft de gemeente mevrouw V. gevraagd aan te geven welke informatie zij nodig heeft, maar de gemeente heeft haar ook uitgenodigd voor een gesprek. Daarmee doet de gemeente geen afbreuk aan het wettelijke inzage- en correctierecht van mevrouw V. De gemeente handelt bovendien in overeenstemming met de richtlijnen van het College bescherming persoonsgegevens. De klacht is niet gegrond.

Aanbeveling van de ombudsman
Tijdens zijn onderzoek kijkt de ombudsman welke informatie de gemeente geeft over het inzage- en correctierecht van de Wet bescherming persoonsgegevens. Op de website van de gemeente staat onder het kopje “Hoe gaan wij om met uw gegevens? ” informatie. De ombudsman vindt dat die informatie te beperkt is. Daarom doet de ombudsman een aanbeveling de gemeente aan om op haar website duidelijk te vermelden hoe de burger zijn wettelijk recht op inzage in zijn fysieke en digitale dossier kan uitoefenen. Ook moet de gemeente duidelijk aangeven welke kosten aan het maken van kopieën zijn verbonden.
De wethouder heeft de ombudsman laten weten dat hij deze aanbeveling overneemt.