Als u vindt dat u niet behoorlijk behandeld bent en u besluit een klacht bij de gemeente in te dienen, houdt dan rekening met de volgende punten:
- Wacht niet te lang met het indienen van een klacht. De kans op succes is groter als de gebeurtenis waarover u klaagt vers bij iedereen in het geheugen ligt.
- Gebruik zo mogelijk het klachtenformulier dat u bij de meeste instellingen op de website vindt.
- Voeg alleen kopieën van eventuele correspondentie bij uw klacht, geen originelen.
- Als u met een instantie belt over een klacht, noteer dan altijd wanneer het gesprek plaats heeft gehad, met wie u gesproken heeft en wat er is afgesproken.
- Bevestig belangrijke toezeggingen altijd schriftelijk.
- Controleer of uw brief is aangekomen. Als u binnen een dag of 10 geen ontvangstbevestiging heeft gekregen, informeer dan telefonisch of per e-mail of de zending ontvangen is.
- Verstuur belangrijke brieven aangetekend of geef ze persoonlijk af en vraag om een ontvangstbewijs.
- Wilt u zekerheid dat uw brief is ontvangen? Verstuur uw brief dan ‘aangetekend met ontvangstbevestiging’.
Dat wordt ook wel een aangetekende brief ‘met handtekening retour’ genoemd. De ontvanger moet dan bij ontvangst van de brief tekenen. Vervolgens krijgt u van het postbedrijf het bewijs dat uw brief daadwerkelijk is ontvangen. Daar zijn wel kosten aan verbonden.
- Als u uw brief verstuurt, bewaar dan zelf ook altijd een kopie van uw brief. Dan kunt u achteraf laten zien wat u heeft gestuurd. Tips voor het bewaren van kopieën van uw brieven en documenten, vindt u op de website van het Juridisch Loket.
- U kunt pas op medewerking rekenen als uw gesprekspartner uw probleem begrijpt. Zorg ervoor dat hij of zij geïnteresseerd raakt in uw probleem. Dreigen, beledigen of boos weglopen werkt vrijwel nooit.
Uit het overzicht van praktijkvoorbeelden kunt u wellicht ideeën opdoen om uw eigen klacht goed voor het voetlicht te krijgen.
Heeft u moeite met het opstellen van een klachtbrief? Klik hier voor een checklist.
