De heren V. en U. dienen een aanvraag in bij de gemeente Hellevoetsluis voor het kappen van een boom in hun straat omdat zij overlast ervaren (vogelpoep, bladval) en bang zijn dat de takken zullen afbreken. Een medewerker van de gemeente belt de heer V. op en vertelt hem dat de aanvraag is afgewezen omdat de boom gezond is. Hierop dienen de heer en V. en U. een klacht in bij de gemeente. De gemeente laat hen hierop schriftelijk weten dat de aanvraag is afgewezen omdat enige overlast van een gezonde bomen niet een reden is om tot kap over te gaan.

De heren V. en U. dienen een klacht in bij de ombudsman, zij vinden dat de gemeente niet is ingegaan op alle argumenten die zij hebben ingebracht om de boom te kappen. De ombudsman stelt een onderzoek in en stelt de gemeente een aantal onderzoeksvragen. De gemeente vraagt in haar reactie aan de ombudsman of de heren V. en U. bereid zijn om met de gemeente, onder begeleiding van de ombudsman, om de tafel te gaan zitten. De gemeente wil graag gezamenlijk een oplossing vinden. De heren V. en U. stemmen met dit voorstel in.

Het ronde tafel gesprek
Onder begeleiding van de ombudsman vindt er op het gemeentehuis in Hellevoetsluis een ronde tafel gesprek plaats. Tijdens het ronde tafel gesprek constateert de ombudsman dat de voornaamste zorg van de heren V. en U. is dat de boom onveilig is. Zij zijn bang dat er takken zullen vallen en in het ergste geval dat de boom omvalt.

Er wordt afgesproken dat de ombudsman een boomdeskundige zal benoemen die een boomtechnisch onderzoek zal verrichten naar de vitaliteit en de veiligheid van de boom. De deskundige zal een advies opstellen, inclusief een objectieve conclusie. Dit advies is voor zowel de gemeente en de heren V. en U. bindend.

Conclusie van de deskundige = conclusie van de ombudsman
De boomdeskundige concludeert na zijn onderzoek aan de boom dat de boom een goede groei vertoont en de conditie als goed wordt beoordeeld. Er is wel sprake van een dode tak die binnen drie maanden verwijderd moet worden. Na verwijdering van de dode tak kan de boom weer als veilig worden beschouwd.
De ombudsman stuurt het rapport van de boomdeskundige aan de gemeente en de
heren V. en U. Omdat het advies van de deskundige bindend is, beveelt de ombudsman de gemeente aan de dode tak te verwijderen. De gemeente doet dit binnen de gestelde drie maanden.
Soms is een gesprek met alle betrokkenen, waarin duidelijke afspraken gemaakt worden, een goede manier om een klacht af te handelen. De ombudsman is blij dat hij hier een bijdrage in heeft kunnen leveren als bemiddelaar. Ook is de ombudsman blij met de constructieve opstelling van de gemeente Hellevoetsluis in deze kwestie.