Checklist klachtbrief
Voordat u met uw klacht naar ORR gaat, moet u uw klacht is voorleggen aan de instantie waarover u klaagt. Die krijgt zo eerst de kans om op uw klacht te reageren en een oplossing te bieden. In bijzondere gevallen kan ORR beslissen een klacht in behandeling te nemen die nog niet bij de instantie bekend is. Als u denkt dat hier bij uw klacht aanleiding voor bestaat kunt u het beste eerst bellen naar 0800-0802 (werkdagen van 9:oo tot 16:00 uur, gratis).
Hier vindt u een aantal tips en adviezen die u kunt gebruiken voor het schrijven van een klachtbrief aan de instantie waarover u een klacht heeft. Daarbij volgen we de onderwerpen en indeling van een standaard klachtbrief. Deze kunt u als richtlijn gebruiken.
Heeft u er moeite mee om uw klacht goed onder woorden te brengen? Vraag iemand uit uw familie of kennissenkring om u te helpen bij het opstellen van de brief. Of laat hem in elk geval nog even door een vertrouwd persoon lezen. U kunt ook een belangenorganisatie vragen om u hierbij te helpen.
Indeling van een klachtbrief
-
- Afzender
Uw naam, adres en woonplaats gevolgd door telefoonnummer en/of uw e-mailadres.
-
- Aan wie
Zorg dat de naam en het adres van de organisatie kloppen. Vermeldt de juiste afdeling of contactpersoon als u die weet.
-
- Betreft
Geef in steekwoorden kort en duidelijk het onderwerp van uw klacht weer. Noem eventueel dossiernummer of burgerservicenummer als dat van belang is.
-
- Plaats, datum
Hier noemt u de plaats waar u de brief schrijft (meestal uw woonplaats) en de datum.
Aanhef Begin uw brief met ‘Geachte heer/mevrouw’. Richt u zich tot een bepaalde (contact)persoon, vermeldt dan de achternaam.
-
- Eerste alinea
Maak hierin meteen duidelijk waarover uw brief gaat. Wees zo precies mogelijk. Als u verwijst naar een bepaalde gebeurtenis, noem dan plaats en datum.
-
- Tweede alinea
Omschrijf kort en duidelijk wat deze gebeurtenis voor u betekent of hoe u dat ervaren heeft. Beperk u tot de hoofdzaken.
-
- Derde alinea
Maak duidelijk wat u van de gemeente verlangt. Wat moet deze doen om het probleem de wereld uit te helpen?
-
- Vierde alinea
Gebruik deze alinea voor eventuele achtergrondinformatie, die u belangrijk vindt in verband met de klacht, bijvoorbeeld bijzondere persoonlijke of verzwarende omstandigheden.
-
- Afsluiting
Laat weten dat u een reactie van de gemeente verwacht en binnen welke termijn/vóór welke datum, als dat voor u van belang is.
-
- Ondertekening
Sluit af met ‘Met vriendelijke groet’, uw handtekening, gevolgd door (duidelijk leesbaar) uw naam. Geef als dat nodig is aanvullende contactgegevens, bijvoorbeeld als u enige tijd afwezig bent of waar u (tijdelijk) bereikbaar bent.
-
- Bijlagen
Als u bijlagen meestuurt, vermeldt dan welke documenten dat zijn en het aantal pagina’s. Stuur kopieën van documenten mee, nooit originelen. Zet op elke bijlage duidelijk leesbaar uw naam en/of dossiernummer.
