De gemeente Rotterdam heeft de afgelopen twee jaar haar best gedaan om bij de uitvoering van de Wmo en de nieuwe Jeugdwet een groot aantal taken op het gebied van zorg en jeugdhulp van het rijk over te nemen. Het streven om tijdig adequate zorg te verlenen ging echter ten koste van de zorgvuldigheid rond de privacy van de mensen die hulp nodig hebben. In het vandaag verschenen onderzoeksrapport ‘Het hemd van het lijf’ vraagt de gemeentelijke ombudsman Anne Mieke Zwaneveld meer aandacht voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van Rotterdammers.

Gemeente vraagt meer informatie dan nodig is
De afgelopen maanden hebben onderzoekers van de ombudsman een aantal intakegesprekken tussen cliënten en medewerkers van de Rotterdamse Vraagwijzers en wijkteams bijgewoond en een aantal dossiers ingezien. Daarnaast is uitgebreid met medewerkers, leidinggevenden en cliënten gesproken. Ook is het onderzoeksteam van de ombudsman met een stofkam door de werkprocessen gegaan.

Een belangrijke constatering is dat er bij relatief eenvoudige hulpvragen veel meer persoonsgegevens verzameld worden dan nodig is. Verder stelt de ombudsman vast dat de gemeente Rotterdammers onvoldoende informeert over wat er met die gegevens gebeurt. Ook is te weinig geregeld over de vernietiging van die dossiers na het verstrijken van de wettelijke termijn.

Omgang medische gegevens moet zorgvuldiger
De manier waarop medewerkers omgaan met medische gegevens noemt de ombudsman “zorgelijk”. De gemeente vraagt doorgaans zonder nadere toelichting een kopie of uittreksel van het medisch dossier aan de behandelend arts. “Dat moet specifieker”, volgens de ombudsman. Het feit dat medische gegevens van cliënten vaak zonder meer in het digitale cliëntdossier worden opgenomen vindt Zwaneveld onaanvaardbaar.

Te veel medewerkers van de gemeente hebben inzage in cliëntdossiers
Ook het grote aantal medewerkers dat gemachtigd is om een digitaal cliëntdossier in te zien baart de ombudsman zorgen; de toegangsautorisaties moeten zo snel mogelijk worden aangepast.

Ook waardering
Soms is het nodig om persoonsgegevens uit te wisselen met externe partijen. “Daar gaan de medewerkers doorgaans zorgvuldig mee om. Zij melden zulke contacten aan de cliënt en betrekken hem er bij”, aldus Zwaneveld.
Ook is de ombudsman positief over de speciale themabijeenkomsten voor privacyfunctionarissen die de gemeente in 2016 over de bescherming van persoonsgegevens heeft georganiseerd. Zwaneveld: “Dat is een goede zaak. Daar was behoefte aan. Ik hoop dat deze bijeenkomsten in de toekomst een vervolg krijgen”.

Gemeente belooft beterschap
In een eerste reactie zegt de gemeente het eens te zijn met de bevindingen van de ombudsman. “Uw aanbevelingen bieden goede aanknopingspunten om onze beleidsuitgangspunten rond de bescherming van persoonsgegevens nog beter voor het voetlicht te krijgen en te implementeren in de praktijk”, zo schrijft de concerndirecteur Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Rotterdam in een brief aan de ombudsman.