Vacature: Ombudsassistent(e)

Zorg jij ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt? Ombudsman Rotterdam-Rijnmond (ORR) heeft binnenkort ruimte voor een ombudsassistent(e)! 

Wat je doet
Als Ombudsassistent(e) ondersteun je het managementteam en de organisatie op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief gebied. Je bent een belangrijke spil binnen ORR en een centraal aanspreekpunt voor uiteenlopende ondersteuningsvragen. Je bewaakt afspraken en acties, houdt overzicht en denkt actief mee over hoe zaken slimmer en efficiënter kunnen worden georganiseerd. Daarbij werk je nauw samen met een collega die eveneens ondersteuning biedt aan de organisatie. 

Managementondersteuning 
Je: 

• beheert de complexe agenda’s van het managementteam; 
• zorgt voor een efficiënte planning van afspraken, vergaderingen en werkbezoeken; 
• organiseert en coördineert interne en externe bijeenkomsten; 
• stelt agenda’s op en verzamelt de benodigde vergaderstukken; 
• maakt heldere besluiten- en actielijsten en bewaakt de voortgang van afspraken; 
• bent aanspreekpunt voor interne en externe contacten; 
• houdt de algemene mailbox in de gaten en brengt urgente of relevante berichten onder de aandacht; 
• ziet waar processen beter kunnen en draagt actief verbetervoorstellen aan.

Organisatorische en administratieve ondersteuning 
Je:

• ondersteunt bij facilitaire zaken en houdt zicht op bestellingen; 
• verwerkt facturen en creditcardbetalingen; 
• stelt roosters op voor telefoon- en inloopdiensten; 
• verwerkt inkomende post en zorgt voor een correcte afhandeling; 
• archiveert en documenteert dossiers en overige stukken; 
• beheert en verdeelt algemene e-mails en nieuwsbrieven binnen de organisatie; 
• ondersteunt tijdens drukke periodes bij het beheer van de algemene inbox; 
• registreert dossiers in het registratiesysteem; 
• zorgt voor een betrouwbare, overzichtelijke en toegankelijke administratie. 

Wat je meebrengt

Je bent een zelfstandige en servicegerichte professional die overzicht houdt, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je werkt zorgvuldig, neemt initiatief en begrijpt dat je binnen onze organisatie regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt. 

Daarnaast beschik je over: 

• minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting; 
• ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie; 
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk; 
• goede digitale vaardigheden en ervaring met gangbare softwareprogramma’s; 
• affiniteit met een publieke of maatschappelijke organisatie; 
• gevoel voor bestuurlijke, gemeentelijke en politieke verhoudingen. 

Voor deze functie zijn met name de volgende competenties belangrijk: 

• proactief handelen; 
• samenwerken; 
• organisatiesensitiviteit; 
• plannen en organiseren; 
• nauwkeurigheid; 
• klantgerichtheid; 
• flexibiliteit; 
• stressbestendigheid; 
• integriteit; 
• resultaatgerichtheid. 
  

Over ORR
ORR is (be)hoeder van behoorlijk bestuur. Dat betekent dat we kijken of gemeenten en organisaties die publieke taken uitvoeren zorgvuldig en respectvol omgaan met inwoners en ondernemers, van jong tot oud. Wij zijn de (kinder)ombudsman voor de gemeenten Rotterdam, Albrandswaard, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel, Nissewaard en Voorne aan Zee. Daarnaast vervullen we de ombudsfunctie voor andere publieke organisaties, zoals DCMR en de Gezamenlijke Brandweer.

We willen weten wat er speelt in onze gemeenten en doen daarom onderzoek naar klachten, trends en signalen die bij ons binnenkomen. We gaan ook actief op pad om te ontdekken hoe gemeenten hun beleid uitvoeren. Ook signalen die niet direct over de gemeente gaan, nemen we serieus; via ons netwerk kunnen we ondersteunen, doorverwijzen en structurele doorbraken realiseren.

Je komt terecht in onze ombudsfamilie, een informeel en betrokken team van ruim 25 mensen. Ieder teamlid draagt bij aan het luisteren naar verhalen uit de regio, onderzoeken van klachten en signalen en verbeteren van de relatie tussen mens en overheid.

Arbeidsvoorwaarden

• € 3246 – € 4556 bruto p.m.
• 36 uur per week
• Onbepaalde tijd

Ben je enthousiast?
Solliciteer direct en stuur hier je cv en motivatie uiterlijk dinsdag 15 november 2026 in.

Reageer je na de sluitingsdatum? Dan kunnen we je sollicitatie helaas niet meer meenemen.
Mocht je nog vragen hebben, neem dan contact op met Eva van Schendelen (Manager ORR) via eva.vanschendelen@orr.nl.